TL; DR: Porque se preocupar com tempo de espera no seu fluxo?

Illustration by Freepik Storyset

Para começar a conversa, substitua a palavra “de espera” no titulo do artigo por “em fila”. Agora pare um segundo e responda mentalmente: “Você gosta de filas?”. Muito provavelmente a resposta foi não. Filas são necessárias por diversos motivos de organização, mas o tempo nelas que precisa ser observado com cuidado para identificar quando é o momento de implementar ações que as otimizem.

Os 7 desperdícios do Lean

O conceito dos 7 desperdícios do Lean é uma teoria cunhada lá no Japão a partir do Sistema Toyota de Produção por Taiichi Ohno, que dedicou muito tempo de sua vida em implementar um sistema de produção eficiente e sólido na construção de carros.

O legado do Senhor Ohno não ficou apenas na Toyota, e ao longo do tempo com a popularização do Mindset Lean foi ganhando roupagens para diferentes indústrias. Uma delas, a de desenvolvimento de software, sendo transposto da seguinte forma:

• ‎Transporte‎‎ — alternando entre tarefas com demasiada frequência, inúmeras interrupções.‎ Sabe quando você tem atribuições demais e fica tentando resolver tudo de uma vez? Ou quando você está na sua mesa e a cada minuto chega uma pessoa para te pedir algo diferente? Então…
• ‎Inventário‎‎ — código não entregue ou características não entregues‎. Escopo mal compreendido ou feito às pressas e fica faltando partes anteriormente planejadas.
• ‎Moção‎‎ — reuniões desnecessárias ou esforço extra para encontrar informações‎. “Aquela reunião que podia ser um e-mail” ou o trabalho de arqueologia da informação, com uma infinidade de documentos espalhados no Dropbox ou no Google drive sobre uma feature.
• Espera — esperando para que seja testado, esperando code review, esperando… Bom, filas de espera.
• ‎Overproduction‎‎ — produzir funcionalidades que ninguém vai usar‎. É fazer algo sem nenhuma evidência que a feature terá aderência ao não fazer um processo de Descoberta com cuidado. Muito provavelmente cairemos nesse caso.
• ‎Over-processing‎‎ — algoritmos desnecessariamente complexos que resolvem problemas simples‎.
• ‎Defeitos‎‎ — bugs‎, simples assim.

Um fluxo eficiente é um fluxo livre de desperdícios.

O assunto é gostoso de falar, mas eu hoje gostaria de destacar um deles que está presente em muitos projetos que já participei e participo: As filas de espera não otimizadas.

Veja bem, o problema não é tê-las, é que elas não sejam cuidadas. Sem contar que filas sem atenção tem um enorme potencial de estar aumentando o custo de atraso do seu projeto desnecessariamente.

E essa informação se torna ainda mais relevante quando se avalia o planejamento de roadmaps.

O que é e como calcular o Custo do atraso?

Basicamente é uma métrica que diz respeito ao que você deixa de ganhar por não colocar uma funcionalidade em produção para seus usuários finais. O Custo do Atraso (CoD, sigla em inglês) é uma métrica utilizada principalmente para fazer priorização de features e projetos, na Gestão Enxuta (Lean Management).

Como calcular o custo do atraso?

Para começar, vamos precisar:

• Calcular o lucro semanal do projeto/ feature esperada(o)
• Estimar quanto tempo levaria para implementar o projeto/feature (se você tiver acesso a dados de fluxo, como Vazão (throughput), é possível realizar projeção de entrega com o Monte Carlo)
• Calcular o índice CD3 (Cost of Delay Divided by Duration), que é feito dividindo o lucro semanal pela duração estimada do projeto.

A leitura do índice é simples. Quanto maior o valor do CD3, mais importante é, uma vez que o retorno do investimento será mais rápido.

Para ilustrar o entendimento vamos a um exemplo:

Imaginando que estamos responsáveis por ordenar as features na fila de produção, podemos olhá-las sob diferentes viéses, construindo as seguintes hipóteses, para realizar a priorização:

• Como seria o custo do atraso ordenando por Duração?
• Como seria o custo do atraso ordenando por Valor de receita esperada?
• Como seria o custo do atraso ordenando por Índice CD3?

Logo, vamos às simulações:

Ao ordenar por Duração, temos:

Ordenando por Valor, temos:

Ordenando por índice CD3, temos:

Ao final, vemos que a priorização que apresenta um melhor proveito financeiro, com um menor o custo de atraso, é a que utiliza o Índice CD3, com uma economia de R$ 100.000,00 em relação a priorização por duração.

Interessante, né?

Outro dado bacana é que o custo de atraso pode variar de acordo com a classe de serviço ou natureza da feature que está submetida, como: prazo fixo, com urgência, data fixa de entrega. Tem dois posts interessantes sobre o assunto aqui e aqui.

Como reduzir o custo de atraso?

A resposta é até bem óbvia, com uma gestão eficiente de processos.

Um estudo da Black Swan Farming revela que quase 80% dos custo acumulado de atraso é geralmente devido ao tempo de espera, que é um dos 7 desperdícios do Lean.

Abaixo listo algumas formas que podem contribuir com o tratamento de redução de custos de atraso:

Gerenciar o fluxo de trabalho utilizando um Kanban

• Trazendo transparência às etapas do processo
• Analisando os dados gerados pelo board Kanban produz
• Adicionando limites de WIP, que proíbem que seu time começe um número de tarefas maior que sua capacidade de finalizá-los

Tratar dos desperdícios do Lean

Gestores e lideranças, fazer Gemba Walks

Investigação de causa raiz do problema do Custo do atraso, por exemplo, Fazendo os 5 porquês

Liderança compartilhada, evitando intromissões e microgerenciamento, com o objetivo de permitir que o time se sinta responsável e parte do processo (autonomia)

Conclusão

• É importante observar com atenção os 7 desperdícios do lean, como descrito acima, em especial o desperdício produzido por filas não otimizadas, dado que elas são responsáveis por quase 80% do custo acumulado de atraso.
• Ter visibilidade do custo de atraso.
• Saber que o Custo de Atraso pode ser racionalizado e utilizado como métrica para priorização de roadmaps de produtos.
• Existem algumas maneiras de identificar e reduzir custos do atraso: Visualização do fluxo com boards Kanban, ter consciencia sobre o quê é considerado desperdício, Gemba Walks, investigação de Causas Raízes e Liderança compartilhada evitando o microgerenciamento.

Referências:
https://kanbanize.com/pt/gestao-lean/valor-desperdicio/custo-de-atraso
https://kanbanize.com/pt/gestao-lean/melhoria/o-que-e-gemba-walk
https://medium.com/@aolchik/calculando-o-custo-de-atraso-da-acme-ltda-3daa6ba60ab5
https://www.caroli.org/custo-de-atraso-por-duracao-cd3/
https://blog.novatics.com.br/como-racionalizar-o-custo-do-atraso-do-software-4a2909247219
https://www.leadingagile.com/2017/05/cost-delay-project-management/