Jay, o ajudante de Agile Master (BETA)

Uma prática chave do Kanban é a limitação de trabalho em progresso, que pode acontecer em diversos níveis pessoal, board e até portifolio. Algumas ferramentas de gestão deixam isso explicitos, outras não. Foi pensando em quem não essa informação tão na cara, em especial quem faz uso da dobradinha SLACK + JIRA, que eu criei o Jay.

Limite de WIP, pra quê?

Quando a gente fala de Gerenciar o WIP, primeiro se pensa no estresse da limitação, mas a verdade é que é uma poderosa ferramenta de gestão de risco, foco e qualidade. Essa boa prática vai de encontro com a velha máxima de “se tudo é prioridade, na prática nada é” (que é até uma frase meio velha), mas vai além, e se conecta a uma relação curiosa sobre esse tema de gestão que ele não se restringe a tarefas no fluxo de trabalho apenas, pode ser aplicado em tudo que precise de foco, assertividade e atenção. Das suas tarefas individuais à governança de produtos (vulgo gestão de portifolio). Então, se uma pessoa tem X coisas pra fazer (sejam materializadas como itens no JIRA ou não) e lhe é pedido algo novo que vai exigir transferência de foco, esta é nova demanda e precisa ser gerenciada.

Pensem algo como, um novo pedido é mais um item no backlog mental de alguém. Vai exigir energia para processar, priorizar e executar. Para além do exemplo menos óbvio que dei, a gestão de itens em progresso é eficaz no planejamento de quaisquer atualizações cujo número de tarefas seja superior a 1 e onde deseja-se que haja qualidade, previsibilidade e efetividade.

É bem fácil perder a atenção sobre isso, mas na minha opinião, essa boa prática deveria balisar muito mais situações na nossa vida. Não sobrecarrregar é ter cuidado com as pessoas e as entregas, para ter um ambiente mais saudável e lucrativo.

O limite esquecido

Depois que você começa a trabalhar em uma equipe que adota Kanban, o limite de WIP vem quase que naturalmente, mas pode ser esquecido se você não olhar pra ele sempre.

Nos meus boards eu tenho adotado a prática de nomear o board com os limites para não esquecê-los. No primeiro número são o máximo de itens que pode ficar na fila de urgência (Expedite), e o segundo número a quantidade de itens que pode ficar na faixa de itens normais.

Mas infelizmente nem sempre é suficiente para lembrar que houve um estouro no limite estabelecido. Foi pensando nisso que eu criei um Bot para o Slack que envia notificações quando o limite do board é atingido.

Como eu sei que muitos utilizam a dobradinha JIRA + SLACK, eu publiquei o código do bot no GitHub.

As instruções para contribuição e utilização estão no repositório.

Fique a vontade pra sugerir mudanças e dar feedbacks de melhoria.

E me diz, como você faz o monitoramento do seu WIP?